EU aanbesteden - Trevian T. 085-4012 750

EU aanbesteden woningcorporaties

Aanleiding
De mogelijke Europese aanbestedingsplicht voor woningcorporaties wordt steeds concreter na de laatste aanschrijving (juni ‘21) van de Europese Commissie.

De Europese Commissie is in 2017 een inbreukprocedure gestart tegen Nederland, de Commissie is van mening dat woningcorporaties aanbestedingsplichtig zijn. De Nederlandse overheid, gesteund door Aedes, is het hier niet mee eens en heeft hierop destijds gereageerd dat ze de regels niet aanpassen en dat woningcorporaties niet EU-aanbestedingsplichtig zijn. De Europese Commissie heeft na een lange stilte besloten om in actie te komen: indien de Nederlandse overheid niet binnen twee maanden de Europese aanbestedingsplicht oplegt aan de woningcorporaties volgt de gang naar het Europese Hof van Justitie.

De verwachting is dat de Nederlandse overheid het hierop zal laten aankomen. De kans wordt hiermee aanzienlijk dat woningcorporaties tussen nu en 3 jaar aanbestedingsplichtig worden.

Wat nu?
Op korte termijn verandert er voor uw woningcorporatie en de huidige wijze van inkopen niets. We adviseren woningcorporaties echter wel om voor te bereiden op een Europese aanbestedingsplicht. Een tijdige voorbereiding is van belang om stagnatie in de inkoop van werken en diensten te voorkomen. Voor inkoopprojecten die op korte termijn plaatsvinden is het verstandig om in ieder geval met onderstaande adviezen rekening te houden:

Zorg ervoor dat de vier basis principes objectiviteit, transparant, non-discriminair en proportionaliteit van het EU-aanbesteden voldoende geborgd zijn in het inkoopbeleid en in de aanbestedingen.

Stel een inkoopkalender en spendanalyse op, waarmee je inzichtelijk krijgt wat de benodigde capaciteit is voor de komende jaren. Houdt bij een eventuele aanbestedingsplicht rekening met een benodigde capaciteitstoename van zo’n 50%.

Neem in nieuwe overeenkomsten de bepaling op dat bij wijziging van nationale- of internationale wet- en regelgeving de overeenkomst ontbonden kan worden indien woningcorporaties toch aanbestedingsplichtig blijken te zijn.

Overweeg nieuwe grote aanbestedingen vrijwillig openbaar te maken, maar vermeld wel steeds uitdrukkelijk dat het om een private aanbesteding gaat.

Impact
Als een aanbestedingsplicht voor woningcorporaties werkelijkheid wordt heeft dit op hoofdlijnen de volgende impact:

Capaciteit: Er dient op inkoop en juridisch gebied extra capaciteit gereserveerd te worden om stagnaties te voorkomen. Dit is van belang omdat doorlooptijden zullen toenemen door meer consultatie van inkoop en juristen en het opstellen van een betrouwbare inschatting van de uitgaven om onrechtmatige inkopen te voorkomen. Verlenging van huidige contracten zal in veel gevallen ook niet rechtmatig zijn onder de aanbestedingswet.

Motivatie: Keuzes die gemaakt worden in een inkooptraject dienen veelal gemotiveerd te worden en niet in strijd te zijn met de vier basis principes objectiviteit, transparant, non-discriminair en proportionaliteit . Dit houdt bijvoorbeeld in dat de afgegeven opdrachtwaarde gedurende de looptijd niet sterk mag afwijken. Het clusteren van werkzaamheden dient gemotiveerd te worden en het wel/niet gebruiken van percelen. Maar ook, de keuze van deelnemers aan een meervoudig onderhandse aanbesteding dient ook gemotiveerd te worden.

Groslijsten: Aan de ‘Werkenkant’ ligt de drempel voor de aanbestedingsplicht hoger dan bij ‘Leveringen’ of ‘Diensten’. Daardoor vinden hier veel enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen plaats. Om aan de onder 2 genoemde motivatieplicht te voldoen voor alle meervoudig onderhandse aanbestedingen werken veel gemeenten bijvoorbeeld met een groslijsten systematiek.

Dossiervorming: Dossiervorming van de inkooptrajecten is van essentieel om bij vragen eenvoudig stukken te kunnen overdragen en zorg te dragen voor de vereiste transparantie. Het naleven van een goed inkoopbeleid waarin de motivatie van de keuzes in zijn geborgd en worden nageleefd is hierbij van belang. Aanbestedingssoftware kan helpen voor een goede dossiervorming van de aanbesteding en zorgt voor een eenvoudige koppeling met Tenderned.

Advies
Op korte termijn adviseren we om na te denken over de impact van de aanbestedingsplicht op uw organisatie. De volgende stap is om te overwegen wat nu al gedaan kan worden om bij een mogelijke aanbestedingsplicht voorbereidt te zijn op de consequenties. Kennis, kunde en capaciteit is hierbij een cruciaal onderdeel, en tegelijkertijd de grootste uitdaging.

Wanneer u meer informatie wilt ontvangen over de voorbereidingen die volgens ons in ieder geval getroffen dienen te worden gaan we hierover graag in gesprek. Het team van Trevian bestaat uit meerdere aanbestedingsexperts.